Las crisis y las contingencias no son situaciones deseables
en ninguna organización. Los riesgos que pueden poner freno a las
actividades de la empresa existen y no es un hecho que solo le puede
pasar a la competencia.
Para ello debemos realizar un
análisis de nuestros activos vitales que le permitan dar una continuidad
al negocio y decidir que plan contingente vamos a tener a nuestro
alcance en caso que una eventualidad ocurra. Les aconsejo diez puntos a
ser considerados en el desarrollo de un plan de contingencia del negocio
(BCP).
UNO
Elaborar y poner en práctica un plan de
contingencia que involucre al CEO de la empresa y le establezca las
actividades desde su posición hacia abajo.
DOS
Entrenar a empleados que actúen como “backup” en las
distintas actividades de emergencia. Morphy siempre estará del lado
opuesto a nuestras circunstancias. Generalmente cuando una emergencia
ocurre, los empleados bien entrenados no se encuentran al alcance de las
necesidades.
TRES
Considerar la definición de un lugar
fuera de la empresa, donde se establezca como punto de encuentro para
los ejecutivos de la organización que gestionen la crisis en cuestión.
CUATRO
Asegurarse
que la población, tanto empleados como ejecutivos, estén involucrados
seriamente en los ejercicios de: a) respuesta y resolución en caso de
emergencia, b) seguimiento de órdenes en caso de caos.
CINCO
Realizar
ejercicios lo suficientemente realistas, con el fin de descubrir como
las emociones y el estrés de situaciones de crisis afecta a cada uno de
los empleados, determinando valores positivos y puntos a mejorar en cada
uno de ellos.
SEIS
Realizar la práctica con el total de
la población. Cuando indicamos población nos referimos a empleados,
clientes, proveedores y todas las posibles terceras partes involucradas
con la empresa. Todos ellos conforman la cadena de valor de nuestra
organización.
SIETE
Implementar un sistema contingente a
las líneas telefónicas y redes de comunicaciones normales de la
organización, por ejemplo, la asignación a los líderes de piso de un
walkie talkie especial.
OCHO
Establecer un vínculo
informativo y de interrelación continua con los socios-en-crisis. El
contacto e intercambio con visitas periódicas de los grupos de
emergencia (Policía, Bomberos, Atención de Emergencia Médica, etc.)
permite mantenerse actualizado de los cambios de contexto de la propia
empresa.
NUEVE
Evaluar las debilidades del plan y del
equipo, en cada desarrollo de las pruebas de emergencia. Sobre esta base
realice las mejoras que fueran necesarias. El plan de contingencia no
debe mostrar debilidades en ningún aspecto.
DIEZ
Evaluar
regularmente el plan mismo de contingencia y actualizarlo y mejorarlo de
acuerdo a los cambios de contexto. La tecnología, las personas y las
instalaciones de la empresa cambian periódicamente. El contexto laboral
tiene un flujo de cambio dinámico. Su plan de contingencia debe estar
alineado a este cambio.
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